Hotellbokningssystem
Åt Stiftsgården har vi byggt ett hotellbokningssystem för konferens- och logibokning. Stiftsgården Skellefteå driver på uppdrag av Svenska kyrkan konferens- och hotellverksamheten med 45 rum med tillhörande restaurang och konferensmöjligheter.
Stiftsgården ville hitta ett hotellbokningssystem som var kostnadseffektivt, lätt att använda av flera personer samtidigt och som kunde växa med företaget.
Bokningssystemet Agera Bokning anpassades för att hantera bokningar av konferensrum, logi, förtäring samt extrautrustning. Kalendern ger snabb överblick över bokningsbara rum vilka också färgkodas för att ange status – ”ledigt, preliminärbokad, bokad o s v”. En anslagstavla finns också där meddelanden och ”Att göra lappar” visas.
Systemets anpassade delar
- Intern almanacka för personalen att anteckna möten och liknande och ”kom ihåg-lappar” till sig själv eller andra.
- Rumsmodul där man kan lägga upp alla rum och typ av dem (t ex enkel och dubbel) samt övriga lokaler t ex konferenslokal och antal platser och storlek på lokalerna.
- Bokningskalender där man direkt ser antal lediga rum per dag samt vilka övriga lokaler som redan är bokade.
- Bokningsmodul där du kommer in i en bokningsöversikt med kalender, möjlighet att boka olika typer av artiklar såsom rum, konferenslokaler, förtäring, hyra av dator, sänglinne mm.
- Speciella utskriftsalternativ som t ex bokningsbekräftelse, schema per dag med alla typer av bokningar, hotelliggare och bokningslista för vald period.
Ytterligare finesser
- Prislistan är datumstyrd vilket bl a gör man kan lägga upp nästa års prislista i förväg t ex om man har årliga prishöjningar, har man specialpriser under vissa perioder tex sommaren kan rummen ha ett annat pris då.
- Personalen ser hur många personer som ska äta lunch och/eller middag per dag.
- Vilken tid in- och utcheckning ska ske för de olika rummen och lokalerna
- Standard för de olika rumstyperna t ex hotell (bättre standard inkl frukost), eller annex (enklare standard inkl frukost).
- Varningar för dubbelbokningar av artiklar som är resurser, t ex projektor.
- Offerter kan med en knapptryckning skapas utifrån en preliminär bokning.
- Valutahantering
- Bokföring kan skickas till valfritt ekonomisystem, Stiftsgården sköter bokföringen i Montanias ekonomisystem för Mac OS X StepOne Ekonomi.
Teknik