Uppdragsgivare
Stiftsgården Skellefteå

Presentation av kunden
På uppdrag av Svenska kyrkan drives konferens- och hotellverksamheten Stiftsgården Skellefteå. Stiftsgården består av 45 rum med tillhörande restaurang och konferensmöjligheter. Stiftsgården vänder sig till allmänheten och besöks årligen av 30 000 gäster. www.stiftsgarden.se

Kundens bakgrundsbehov
Att lösa det bakomliggande ineffektiva systemet att hantera kunder och informationsflöden i företaget med hjälp av pärmar och en sk klassisk hotelliggare. Kunden ville alltså hitta ett administrationssystem som var kostnadseffektivt, lätt att använda av flera personer samtidigt, möjligt att integreras i den befintliga IT-miljön (Apple OSX) och som kunde växa med företaget.

Montanias lösning
Med utgångspunkt i Agera Affärsstöd som är ett standardiserat ekonomisystem byggdes kundspecifika delar för att hantera bokningar av konferensrum, logi, förtäring samt extrautrustning. All bokning och kundkorrespondens sker i systemet och lagras på aktuell hotellgäst. Kalendern ger snabb överblick över bokningsbara rum vilka också färgkodas för att ange status - "ledigt, preliminärbokad, bokad o s v". En anslagstavla finns också där meddelanden och "Att göra lappar" visas.

Systemets anpassade delar:
• Intern almanacka för personalen att anteckna möten och liknande och ”kom ihåg-lappar” till sig själv eller andra.
• Rumsmodul där man kan lägga upp alla rum och typ av dem (t ex enkel och dubbel) samt övriga lokaler t ex konferenslokal och antal platser och storlek på lokalerna.
• Bokningskalender där man direkt ser antal lediga rum per dag samt vilka övriga lokaler som redan är bokade.
• Bokningsmodul där du kommer in i en bokningsöversikt med kalender, möjlighet att boka olika typer av artiklar såsom rum, konferenslokaler, förtäring, hyra av dator, sänglinne mm.
• Speciella utskriftsalternativ som t ex bokningsbekräftelse, schema per dag med alla typer av bokningar, hotelliggare och bokningslista för vald period.

Ytterligare finesser
• Prislistan är datumstyrd vilket ger flera fördelar bl a: man kan lägga upp nästa års prislista i förväg tex om man har årliga prishöjningar, har man specialpriser under vissa perioder tex sommaren kan rummen ha ett annat pris då.
• Personalen ser hur många personer som ska äta lunch och/eller middag per dag.
• Man kan kategorisera kunder som t ex privat- eller företagskunder, och artiklar som t ex logi eller förtäring. Uppdelning av artiklar är till för att man enklare ska få en överblick i bokning och statistik.
• Vilken tid in- och utcheckning ska ske för de olika rummen och lokalerna
• Standard för de olika rumstyperna t ex hotell (bättre standard inkl frukost), eller annex (enklare standard inkl frukost).
• Varningar för dubbelbokningar av artiklar som är resurser, t ex projektor.
• Offerter kan med en knapptryckning skapas utifrån en preliminär bokning.
• Valutahantering
• Från fakturan kan man exportera SIE4-filer. Det gör att bokföringen blir enkel att hantera vare sig man sköter den själv eller har den utlagd. I detta fall sköter Stiftsgården bokföringen i Montanias StepOne Ekonomi nxt (för Mac OS X).

Teknik
FileMaker